THEMA

HET BELANG VAN GOEDE COMMUNICATIE BIJ OPENSTAANDE FACTUREN

Goede communicatie

Openstaande facturen, grote kans dat u er als ondernemer al eens mee te maken heeft gehad. Onderzoek van Stichting betalingsachterstandenregistratie toonde aan dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven (55%) regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten. Wat kunt u als ondernemer doen om de communicatie goed te laten verlopen?

Tip 1: Bepaal je doel voor je contact zoekt

Wat wil je bereiken met een telefoontje of brief? Direct betaald worden, een betalingsregeling, andere toezeggingen? Hoe beter jij je voorbereidt, hoe beter je de richting van het gesprek kunt bepalen.

Tip 2: Eerst bellen!

Wanneer een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. MKB Servicedesk raadt aan om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.

Tip 3: Dreigen is not done

Blijf zakelijk en correct. Het is ergerlijk wanneer je te laat wordt betaald, maar pittige taal en dreigementen leveren meestal weinig op. Een incassobureau inschakelen kan altijd nog en maakt onderdeel uit van elke normale procedure. Doe een beroep op de redelijkheid.

Tip 4: Kweek begrip bij klanten

Succesvol ondernemen als Creatief geeft mee om klanten erop te wijzen wat de gevolgen zijn als ze niet tijdig betalen. Bijvoorbeeld met een korte zin op de factuur, zoals ‘wij bieden u de mogelijkheid om pas na levering te betalen. Deze service kunnen we alleen maar blijven doen als onze facturen binnen twee weken worden betaald. Wij rekenen op uw medewerking’. Hiermee kweek je begrip voor je werkwijze en dat zorgt voor een positieve reactie.

Tip 5: Koester de klanten die op tijd betalen

Op tijd betalen zou eigenlijk de normaalste zaak van de wereld moeten zijn, maar blijkt soms eerder uitzondering dan regel. Puur en alleen focussen op de klanten die niet betalen, verplaatst jouw energie van de klanten die wél keurig op tijd betalen, naar hen die verzuimen. Besteed daarom ook aandacht aan zij die wel op tijd betalen, laat je waardering blijken en beloon deze klanten.

Tip 6: Onderhoud goed contact met klanten

Een goed onderhouden relatie met klanten is niet alleen belangrijk bij het verkopen en leveren van diensten en producten. Nee, juist nadat de producten geleverd zijn, is een fatsoenlijke verstandhouding belangrijk. Wanneer klanten jou graag over de vloer zien komen en het contact goed is, zullen zij eerder bereid zijn openstaande facturen te betalen. Zoek dus niet alleen contact met klanten wanneer je kampt met openstaande facturen, maar toon ook tussentijdse belangstelling. In de volgende column gaan we verder in op de stappen daarna. Je hebt geprobeerd om openstaande facturen te voorkomen en je communicatie is correct geweest, maar de factuur is nog steeds niet betaald.