THEMA

TIPS OM OPENSTAANDE FACTUREN BETAALD TE KRIJGEN

Het belang van betalen

De gevolgen van openstaande facturen kunnen rigoureus zijn voor ondernemers. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Bij grote organisaties (meer dan 100 medewerkers), geeft 61% van de deelnemers aan meer dan € 10.000 te missen door openstaande facturen aan niet betalende klanten. Wat kunt u als ondernemer doen om openstaande facturen te voorkomen? En hoe zorgt u dat de niet betaalde facturen alsnog worden voldaan? Samen met negen experts uit de praktijk zochten wij het uit en komen we met dertig tips. De tips zijn te verdelen in drie categorieën:
  • Openstaande facturen voorkomen
  • Het belang van goede communicatie
  • Openstaande facturen betaald krijgen
In deze column de eerste twaalf tips voor openstaande facturen.

Openstaande facturen voorkomen

Tip 1:  Evalueer de risico’s

Elke onderneming loopt kans om vroeg of laat te maken te krijgen met langdurige openstaande facturen. Hoe groot deze kans is, bepaal je echter voor een groot deel zelf. Werk je met vaste klanten? Dan is de kans groot dat je deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt de klantenkring echter snel en ben je niet erg kritisch op klanten voor je diensten of producten aan hen levert? Weet dan dat dit het risico op openstaande facturen mogelijk vergroot.

Tip 2: Zorg dat de factuur duidelijk is

Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling van de klant. Een duidelijke factuur laat de verplichtingen van zowel koper als verkoper zien. De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook soepeler zal verlopen.

Tip 3: Factureer snel!

Hoe sneller je zelf factureert, hoe minder een lange termijn het gevolg is van je eigen handelen. Wacht dus niet per se op het einde van de maand, maar factureer zodra het werk gedaan is.

Tip 4: Plan betaaldata

Zet niet alleen in je boekhoudpakket, maar ook in je agenda wanneer je betalingen verwacht. Zo houd je scherp wanneer je in actie moet komen en kom je niet achteraf voor onverwachte verrassingen te staan. Bovendien komt het bij klanten ook vreemd over wanneer je zelf weken later nog wijst op een termijn die verlopen is.

Tip 5: Eenvoudig overzicht in ontvangsten en uitgaven

Als je een eenvoudige liquiditeitsplanning hebt voor de komende zes maanden, weet je wat het effect is als je iets later betaald wordt dan verwacht. Mocht je tekorten hebben, dan kun je daar snel op inspelen, bijvoorbeeld via het verkopen van facturen, wat mogelijk wordt gemaakt door Debiteurenbeurs.

Tip 6: Controleer de kredietwaardigheid van tevoren

Teveel ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klant. Via kredietbureau’s kun je rapporten raadplegen die je veel inzicht kunnen geven in je klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer je rekening niet wordt betaald.

Tip 7: Stem je betaalverwachtingen en -termijnen af op de kredietwaardigheid

Als je ontdekt dat je klant minder kredietwaardig is, of een minder goede betaalmoraal heeft, kun je daar in je aannamebeleid rekening mee houden. Of je strenger wordt met kortere termijnen, of soepeler met langere, hangt vooral af van de doelstelling die je bij de klant hebt. Zitten er meer mooie opdrachten in het verschiet? Probeer een commerciële kans te benutten.

Tip 8: Vergroot het betaalgemak van je debiteuren

De Bloggende Deurwaarder geeft als belangrijkste tip bij openstaande facturen om het betaalgemak van de schuldenaar te vergroten. Dit kan al heel simpel door een iDEAL-link mee te sturen met de nota. Ook kan het raadzaam zijn om bij sommige klanten een flyer of een motivatiekaart onder de aandacht te brengen. Hierin wordt op eenvoudig taalniveau, zonder dreigende taal, het belang van het betalen van de niet betaalde factuur uitgelegd.

Tip 9: Stem termijnen af op de mogelijkheden van de klant

Natuurlijk, hoe eerder je je geld ontvangt hoe beter. Maar soms kun je een opdracht winnen door een betalingstermijn af te stemmen die beter past bij de planning van de klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om voor jezelf na te gaan hoeveel vertrouwen je hebt in deze klant.

Tip 10: Leg afspraken vast en communiceer ze

Als je contact hebt gehad en je klant heeft een afspraak gemaakt omtrent betaling kun je die het beste voor jezelf opschrijven en nog eens bevestigen aan je klant. Zo voorkom je misverstanden en bouw je een dossier op dat je nodig kunt hebben als uiteindelijk echt niet wordt betaald.

Tip 11: Bepaal een maximale vordering per klant

Online4mkb weet dat het bepalen van een maximum bedrag aan openstaande facturen per klant een goed hulpmiddel is bij openstaande facturen. Ga na wat voor jouw onderneming het effect is als dit maximum bedrag geruime tijd openstaat bij klanten. Kunt u lonen aan personeel niet meer uitbetalen? Betekent dit het faillissement van het bedrijf? Dan is het maximum bedrag te hoog. Schets verschillende scenario’s om tot het juiste bedrag te komen.

Tip 12: Vooraf betalen

Zorg dat zoveel mogelijk vooraf wordt betaald. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat jij geen andere afspraken hierover kunt maken. Betalen vooraf is aan te raden wanneer je: - het betalingsrisico tot nul wil beperken; - twijfelt aan de klant; - veel investeringen moet doen om de opdracht uit te voeren; - klanten hebt via-via of van 'vrienden'. In de volgende column gaan we verder in op het belang van goede communicatie om facturen op tijd betaald te krijgen.