THEMA

ADMINISTRATIEKANTOOR FINHILL WIL ZOVEEL MOGELIJK DIGITALISEREN

Bij het openen van de website van Finhill kun je er niet omheen: de bewegende afbeelding met op de lopende band de papieren administratie die rondgaat, wordt verwerkt door Finhill-robotjes en uiteindelijk in het midden bij het bedrijf Finhill zelf uitkomt. Het typeert de werkwijze van het administratiekantoor: het gebruik van nieuwe technieken kan niet snel genoeg gaan.

Van database naar database

‘Eigenlijk moeten die robotjes een vriendelijker uiterlijk krijgen’, zegt Hans Stoop, directeur en oprichter van Finhill. ‘Er werken hier geen robotjes, maar hele lieve en vriendelijke mensen.’ In 2005 richtte hij het administratiekantoor op en hij vroeg zich daarbij af hoe je de financiële administratie het beste van a naar b krijgt, zonder dat je daar steeds de klant voor moet lastigvallen. Het antwoord: door zoveel mogelijk te digitaliseren. ‘Gegevens moeten van de ene database naar de andere database’, zegt Stoop. ‘Dus dat wordt uitgeprint en in een envelop gedaan. De klant maakt de envelop open, ziet wat het is en doet het in een nieuwe envelop en stuurt dat weer naar ons. Vervolgens pakken wij dat weer uit en verwerken het.’ Dat kan beter, vond Stoop. Daarom maakte hij 2008 de eerste stappen naar een digitale boekhouding.

Papierstromen gedigitaliseerd

Anno 2017 is Finhill al heel ver met het digitaliseren van de administratie. Voor alle papierstromen die het bedrijf verwerkt is een digitale oplossing bedacht. Waar het in 2008 begon met digitaal factureren in pdf-formaat, factureren ze vanaf 2015 via UBL (Universal Business Language). UBL is de Europese standaard voor e-facturatie. Voor alle nieuwe aanbestedingen van de overheid is het verplicht om vanaf 1 januari 2017 te factureren via een ‘leesbaar bestand’ en voor de bestaande aanbestedingen per 1 oktober 2018. Volgens Stoop voldoet alleen UBL aan die eis. ‘UBL is een XBL-bestand wat alle mogelijke factuurkenmerken bevat. De bedoeling is dat we in de toekomst business-to-business op deze manier gaan factureren’, legt Stoop uit. Om hieraan te kunnen voldoen heeft Finhill zelf software laten maken om UBL-berichten op een veilige manier te kunnen verzenden en te kunnen ontvangen. Voorwaarde van UBL is wel dat beide partijen op die manier werken. Omdat nu nog niet alle bedrijven zo werken, worden de facturen nog zowel via pdf als UBL verwerkt. Stoop legt uit hoe dat proces werkt.

Verkoop- en inkoopfacturen

‘Verkoopfacturen maken de klanten via de software die wij beschikbaar stellen. Dan versturen ze de factuur

via een pdf of via UBL en worden de data automatisch ingelezen bij ons. Na het inlezen zit de afschrift van de factuur in ons systeem, achter het tabje document. De inkoopfacturen gaan iets anders, doordat er nog steeds leveranciers zijn die alles op papier versturen. Die moeten we dan zelf digitaliseren. Aan de factuur hangen we een barcode. Een grote scanner, die twee facturen per seconde verwerkt, zet de factuur om naar een pdf-bestand. Op basis van de barcode wordt vervolgens die pdf naar de juiste klantenmap verstuurd en verwerkt in de boekhouding. Er zijn ook leveranciers die de facturen in een pdf-vorm per mail sturen. Daarvoor hebben we een technische e-mailbox aangemaakt die de pdf automatisch in de klantmap zet. Dan hebben we nog de leveranciers die hun facturen op een website ter beschikking stellen. Daarvoor maken wij gebruik van web scraping. Hiermee wordt ieder uur automatisch gecontroleerd of er nieuwe documenten zijn, de facturen worden dan uitgelezen en automatisch ingeboekt.’

Ook na digitalisering genoeg werk

Het klinkt alsof de medewerkers van Finhill niks meer te doen hebben, maar dat is niet waar. ‘We verwerken nog steeds heel veel papier’, zegt Stoop. ‘Daarnaast controleren we ook een aantal posten die automatisch worden verwerkt. Gelukkig weten we inmiddels ook zeker dat er veel gewoon goed gaan. Doordat de administratie zo gedigitaliseerd is, hebben we ook gegarandeerd iedere dag de administratie up-to-date.’ Met de nieuwe manier van digitaal administreren wil hij bereiken dat de administratie van de klant volledig verzorgd kan worden, zonder tussenkomst van de klant. Dit kan doordat Finhill samenwerkt met Simplerinvoicing en Peppol. Simplerinvoicing legt de koppeling tussen de klant en diens leverancier. Peppol is de beveiligde digitale snelweg die alle facturen nationaal en internationaal kan verwerken. En tot slot installeert Finhill verschillende widgets en apps bij de klant, zodat de klant niets meer hoeft op te sturen en met één druk op de knop facturen kan goedkeuren. ‘Dat scheelt ze erg veel tijd en onze klanten zijn daar heel blij mee.’

Big data

Doordat Finhill alles digitaliseert, heeft het bedrijf ook beschikking tot heel veel data. Het is daarom dan ook misschien niet verassend dat Stoop aangeeft al jaren gebruik te maken van big data. ‘Wij gebruiken de data om grafieken, statistieken, analyses en verwachtingen met betrekking tot de marges en de winst ten opzichte van de vorige jaren te presenteren aan de klant tijdens het bespreken van het jaarverslag.’

Blockchain

Als groot voorstander van digitalisering volgt Stoop ook met belangstelling de ontwikkelingen met betrekking tot blockchain. ‘Ik verwacht wel dat het een grote rol gaat spelen, maar ik ga dat gezien mijn leeftijd (53) en de trage ontwikkeling niet meer meemaken. De blockchain-technieken worden natuurlijk al wel gebruikt, maar op het niveau waar wij op werken is er eigenlijk nog helemaal niks beschikbaar. Aan de klantkant komt het nu langzaam. Zo hebben we een klant die bitcoins bezit, maar niet zakelijk, dus dan heeft het alsnog geen invloed op onze werkwijze. Mocht er een klant komen die de bitcoins zakelijk heeft, dan zouden we dat niet anders behandelen dan normaal geld, dus als vermogensbestanddelen.’

Meer lezen over de toekomst van het vak?

Bekijk onze themapagina >>

  • Vond u dit bericht waardevol?
  • JaNee
Share this post