‘De verschillende tendensen kan het vak aan’

Bron: Nicolette van den Hout

In de 45 jaar dat Aad Beijk zijn kantoor runt, heeft hij verschillende tendensen waargenomen. Van sociaal naar zakelijk contact, van de vulpen naar de cloud en van veel administratie naar meer advisering. ‘Alle veranderingen gaan geleidelijk en ons vak kan dat aan’, aldus Beijk.

Kracht van een klein kantoor

In 1971 nam hij administratiekantoor Beijk over van zijn vader, midden in een woonwijk in Sassenheim in de vroegere achtertuin van zijn opa. Particulieren en midden- en kleinbedrijven uit de Bollenstreek komen bij het vierkoppige administratiekantoor langs voor hun financiële administratie, belastingaangiften en -adviezen. ‘Het voordeel van een klein kantoor zijn, is dat wij horizontaal werken. Ieder van ons heeft zijn eigen klantenbestand en doet daarbij alles voor de klant: IB, VPB, BTW, enz. Bij grote kantoren gaat dat verticaal, dan doet de één de IB, de ander weer de VPB, waardoor de gegevens van de klant versnipperd raken. Dat gebeurt bij ons niet, dat is de kracht van een klein kantoor.’

Minder klantbinding

Maar, Beijk ziet ook dat de klanten niet zo trouw zijn als vroeger. ‘Voorheen was zo dat als de vader hier kwam, ook de zoon zijn administratie en advies door ons liet verzorgen. Tegenwoordig kijkt de zoon veel meer naar de prijs waardoor kleine kantoren veel meer concurrenten van elkaar zijn geworden. Ze willen dezelfde prestaties voor minder geld. Waar je voorheen op de koffie ging bij de klant, is het nu een zakelijk contact geworden. Is dat erg? Daar heb ik geen oordeel over, het past bij de ontwikkeling van de samenleving.’

Automatisering

Een andere tendens die Beijk noemt is de automatisering. De automatisering betekent voor Beijk dat hij klanten beter van dienst kan zijn en beter kan informeren. ‘Ik denk dat we nog niet op de helft zijn qua automatisering. Er is nog veel handwerk dat geautomatiseerd kan worden. De voordelen zijn grenzeloos, maar het maakt je ook kwetsbaar en afhankelijk. Wij hadden maandag een storing. Je bent meteen vleugellam en afhankelijk van je systeembeheerder. Maar, ik zou ook niet meer zonder willen. Een jaarverslag maak je nu in een handomdraai en de IB-aangifte verbeter je meteen in de huidige versie. Vroeger moest je dan helemaal opnieuw beginnen. Daarnaast gaat de communicatie met de klant beter en sneller. Het klantportaal van Nextens is daar een goed voorbeeld van. Ik stuur de gegevens zo naar de klant, in een paar minuten, wat voorheen drie dagen kostte met de post.’

Snellere communicatie en strengere eisen

Ook voor andere partijen zoals de bank en de Belastingdienst is digitalisering een uitkomst. ‘Zij kunnen nu actueler worden geïnformeerd. Daar tegenover staat ook dat de eisen steeds hoger worden. Vroeger ging je naar de bank en kreeg je een kop koffie. Nu vraagt de bank zelf om een tussentijds verslag met een prognose en een geldstroomoverzicht. Door de automatisering is het gemakkelijk om het eerste half jaar van 2016 op te stellen in een soort eenvoudige halfjaarlijkse jaarrekening en dat door te mailen. De klant kan datzelfde mailbericht ook weer doorsturen naar een vragende partij. Een ander voordeel van de automatisering voor de klant is dat ik veel makkelijker een verhoogde voorlopige aanslag kan aanvragen. Een voorbeeld: ik heb de jaarrekening voor 2015 opgesteld. Dat was een aanzienlijke winstverbetering, wat betekent dat zijn voorlopige aanslag voor 2016 achterblijft. Nu is het een kleinigheid om ook voor 2016 een verhoogde voorlopige aanslag aan te vragen. Dat was voorheen lastig. Ik pak het cijfer van 2015 en importeer dat als het ware naar 2016 en vraag een extra voorlopige aanslag aan. Waarom? Nabetaling van belasting kost heffingsrente. En dat kun je dan verminderen, dan wel beperken.’

Je kunt niet de hele dag advies geven

Al deze veranderingen zijn geleidelijk gekomen. Beijk is er van overtuigd dat de automatisering in zijn vakgebied wel gaat lukken. De verandering van FiscaalTotaal geïntegreerd in Nextens juicht hij van harte toe. ‘Ik heb destijds bewust gekozen mee te gaan naar de cloud omdat je al aan voelde komen dat het op de oude manier met de desktop-versie voor de toekomst niet meer ging werken. Dat de almanakken van FiscaalTotaal in de aangiftesoftware worden geïntegreerd, is alleen maar goed. Nu heb ik de almanakken in de kast staan en met paperclipjes de belangrijkste pagina’s gemarkeerd. Als dat in één keer naast je aangifte staat, is dat natuurlijk geweldig.’ Hij plaatst wel een kanttekening bij al deze automatisering en daaraan de groei van advieskansen. ‘Je kunt niet de hele dag advies geven. Ja, tuurlijk het kan wel, maar daarmee houd je je kantoor niet draaiende. Hoe wel? Dat laat ik aan de volgende generatie over. Ik ga volgend jaar met pensioen en heb mijn dienst gedaan. En dat heb ik met heel veel plezier gedaan.’

Bekijk  ook de slimme koppeling van FiscaalTotaal in Nextens

Om u nog beter van dienst te kunnen zijn, hebben we de kennisbank FiscaalTotaal in de aangiftesoftware van Nextens in de cloud geïntegreerd. Met deze integratie heeft u in één systeem uw dagelijkse werkzaamheden in de cloud en uw advieskansen en achtergrondinformatie bij de hand. Bekijk zelf welke voordelen het u biedt via een gratis demo.

terug