Als gevolg van de coronacrisis werken veel werknemers vanuit huis. De verwachting is dat ook na de coronacrisis een groep werknemers (deels) blijft thuiswerken. In dit kader is het Belastingplan 2022 een gerichte vrijstelling opgenomen voor een thuiswerkkostenvergoeding.
Thuiswerkvergoeding
Vanaf 1 januari 2022 kan er aan werknemers een onbelaste vergoeding van maximaal € 2 per dag worden verstrekt voor de extra thuiswerkkosten. Onder deze kosten vallen bijvoorbeeld het extra elektriciteit- en waterverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Ook indien werknemers maar een gedeelte van een dag thuiswerken, kan de thuiswerkvergoeding worden uitbetaald. Als werkgevers een hogere thuiswerkvergoeding willen geven aan werknemers, zal het meerdere leiden tot belastbaar loon. Uiteraard hebben werkgevers nog wel de mogelijkheid om deze hogere vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onder te brengen.
Vergoeding reiskosten
Ook de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer kan in 2022 worden verstrekt aan werknemers. De werkgever mag niet voor dezelfde dag (een deel van) de thuiswerkkostenvergoeding betalen én een reiskostenvergoeding. Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist, mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist. Voor de thuiswerkvergoeding komt een vergelijkbare regeling. Met ingang van 2022 dient de 128 dagenregeling zowel voor de vaste reiskostenvergoeding als voor de thuiswerkkostenvergoeding pro rata te worden toegepast als structureel wordt thuisgewerkt.
Vaste afspraken
In de praktijk zullen werkgevers en werknemers naar verwachting veelal afspraken maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Als de werkgever en de werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, kan de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Dit voorkomt dat elke reisdag en/of thuiswerkdag afzonderlijk moet worden geadministreerd en gedeclareerd. Als de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
Voorbeeld
Stel: een werkgever en een werknemer hebben afgesproken dat er in 2022 vast 2 dagen in de week vanuit thuis wordt gewerkt en 3 dagen op de werkplek. De werknemer werkt fulltime en woont 15 km (enkele reisafstand) van de werkplek. De werknemer ontvangt dan maandelijks:
- Reiskostenvergoeding ((3/5 van 214 werkdagen) x 30 km x € 0,19)/12 maanden = € 61
- Thuiswerkkostenvergoeding ((2/5 van 214 werkdagen) x € 2)/12 maanden = € 14
- €61+ €14= € 75
Vaste kostenvergoeding
De vaste (onbelaste) kostenvergoeding (voor consumpties onderweg, representatiekosten, vakliteratuur e.d.) behoeft tevens extra aandacht. Indien werknemers deze kosten door het thuiswerken niet meer (volledig) maken, kunnen deze vergoedingen niet langer onbelast worden uitbetaald. Ook is het mogelijk dat werknemers extra kosten maken door het thuiswerken, die niet door de vergoeding van € 2 per dag worden gedekt. Onder voorwaarden kunnen deze kosten naast de vergoeding van € 2 per dag in een onbelaste kostenvergoeding worden opgenomen.
Inrichting thuiswerkplek
De kosten voor de inrichting van een thuiswerkplek (bureau, computer e.d.) kunnen onder voorwaarden al onbelast worden vergoed aan werknemers middels de gerichte vrijstelling voor Arbo-voorzieningen of de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke communicatiemiddelen. Dergelijke kosten vallen dus niet onder de thuiswerkkostenvergoeding.
Conclusie
De nieuwe mogelijkheid tot belastingvrije vergoeding van thuiswerkkosten voorziet in een grote behoefte bij werkgevers, maar er is in dit kader wel afstemming met de vaste (reis)kostenvergoedingen vereist. Het is hierbij van belang voor intermediairs om cliënten bewust te maken van de noodzaak om het vergoedingenbeleid op het onderdeel reizen en thuiswerken te toetsen en mogelijk te updaten. Het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden en het opstellen van een thuiswerkbeleid kost wat tijd. In dit kader is het raadzaam om cliënten hierover tijdig te informeren, want het jaar 2022 staat voor de deur!
Meer lezen over dit onderwerp bezoek dan onze online kennisbank, Nextens Naslag.
