Karen Visser was als kind al geordend en gestructureerd. Op 10-jarige leeftijd won zij op een jeugdkamp een award voor de meest opgeruimde koffer. “Of dat zo’n enorme eer is, weet ik niet”, vertelt ze lachend. “Maar het betekent wel iets. De passie voor het structureren van informatie heb ik daarna niet meer losgelaten.” Inmiddels runt ze al bijna 11 jaar haar eigen bedrijf: New Broom. Hiermee helpt zij professionals slimmer en productiever werken.
Wat is efficiënt werken voor jou?
“Dingen zó doen dat ze het minste energie vergen en de minste fouten geven. Dus dat je je werk zo probeert te regelen dat het vóór je gebeurt. Maar ook dat je geen dingen dubbel doet.”
Hoe doe je dat? Er zijn zoveel methodes op de markt die efficiëntie beloven.
“Er zijn inderdaad veel methodes en er is eigenlijk niet één manier die voor iedereen goed werkt. Getting Things Done is bijvoorbeeld een populaire methode, maar ik heb ook klanten waar dat niet zo goed bij aansluit. Wat ik belangrijk vind is dat je een methode vindt die goed past bij je werkstijl. Wat slim is, is persoonsgebonden.”
Zijn er slimmigheden die iedereen toe kan passen?
“Er zijn zeker wel een aantal elementen, waarmee je de plank nooit mis kan slaan. De belangrijkste vaardigheid is bijvoorbeeld dat je snel een diagnose moet kunnen stellen. Dat is de kern van efficiënt werken. Je krijgt bijvoorbeeld een mailtje binnen, iemand belt, of er staat een collega aan je bureau, en je kunt direct bepalen: is dit nu echt het belangrijkste?”
Wat voor systeem werkt voor jou het beste?
“Ik vind het waardevol om mijn agenda leidend te maken. Daar staan niet alleen mijn afspraken in, maar ook dingen die tijdgebonden zijn. Vandaag hadden we het interview staan om 14:00, dat staat er natuurlijk in. Maar ook dat ik gistermiddag de vragen moest voorbereiden. Ik orden dingen graag in de tijd.”
Dat wordt afgeraden in de Getting Things Done methode.
“Dat klopt en dat snap ik ook wel, want je moet je agenda niet zo dichttimmeren dat deze niet meer flexibel is. Ik zou niet adviseren om ieder moment van de dag vast te leggen, maar volgorde is wel belangrijk. Als ik een paar minuten voor ons interview erachter kom dat ik de vragen nog moest doorlezen, ben ik eigenlijk al te laat. Maar je moet wel selectief zijn wat je erin zet. Ik zet er acties in die tijdgebonden zijn, maar andere taken komen er niet in. In mijn OneNote heeft iedere klant een aparte pagina. Daar staan de actielijstjes per project. Als ik aan die klant ga werken, vink ik hier zaken van het lijstje af of vul het juist aan. De combinatie van agenda en OneNote werkt voor mij het beste.”
Meer weten over Getting Things Done?
Hoe ga je om met rustigere periodes en dan opeens vol gas, zoals bijvoorbeeld de btw-maand?
“Het is belangrijk dat je dan naar je tijd kijkt alsof het je portemonnee is. Dus: budgetteren met tijd en energie. Je kunt de drukke periodes blokken in je agenda, zodat je weet dat je dan geen andere zaken in kunt plannen. Die pieken moeten goed duidelijk zijn in je agenda, zodat je weet dat je even geen vragen of klussen aan kan nemen in die periode.
Hetzelfde idee kun je ook toepassen op kleinere ritmes, zoals je week. Wat is er in je week al weg? Je hebt overleggen, je moet een rapport opleveren en je doet een avondopleiding. Hap dit allemaal al uit je week. Markeer het, zodat je weet: die tijd is gewoon niet beschikbaar. Dan overschat je het ook niet.”
Hoe vind je een goede balans tussen het helpen van je collega’s en klanten versus je eigen planning en gezondheid?
“Als je iemand aan de lijn hebt, is het handig om een buffer in te bouwen. Dus zeg nooit direct ja of nee, maar altijd iets in de trant van: ‘leuk dat je aan mij denkt! Ik ga het noteren en moet nu naar een afspraak. Ik bel je over twee uur terug.’ Vervolgens kun je even kijken: kan ik het er wel bij hebben? Als ik iets aan een collega uitbesteed, kan ik de opdracht dan wel aannemen?”
Die buffer inbouwen is eigenlijk functioneel uitstelgedrag.
“Zeker en uitstelgedrag heeft vrijwel iedereen. De een wat chronischer dan de ander. Maar je moet hiermee leren spelen. Waar helpt het je nog en waar zit het je in de weg? Uitstelgedrag kun je nooit helemaal uitbannen, maar je kunt er wel goed mee om leren gaan.”
Welke tips heb je op dit vlak?
“De oplossing voor uitstelgedrag is een twee sporenbeleid. De eerste is dat je door slimmer werken minder uitstelt. De tweede is het doorvoeren van gedragsveranderingen. Je gewoontes komen voort uit een trigger. Als je een e-mail binnenkrijgt, krijg je een pop-up. Dan ga je gelijk kijken, want je bent toch al afgeleid. Als je dat wilt aanpakken, is het in ieder geval slim om die trigger uit te zetten. Je moet weten wat je patronen zijn, om hier wat aan te kunnen doen.”
Heb je bij jezelf ook een vorm van uitstelgedrag aangepakt?
“Ja, ik en mijn btw-aangifte zijn geen vriendjes. Ik doe het wel, maar ik vind het heel vervelend. Mijn accountant heeft daarom een Excelsheet gemaakt, waardoor ik veel sneller weet wat ik in ieder vakje van de aangifte neer moet zetten. Om mezelf ertoe te zetten ermee aan de slag te gaan, reserveer ik daarnaast kleine porties tijd in mijn agenda. En als ik dan die tijd eraan heb besteed, mag ik daarna iets leuks doen. Zo koppel ik het aan een beloning en wordt die aangifte een iets minder grote straf.”
Wil je tot slot nog iets meegeven aan de lezers?
“Een belangrijke tip is dat mensen niet moeten onderschatten wat de waarde van plannen is. Over het algemeen kun je met 1 minuut plannen 10 minuten winst behalen. Ik zou dus regelmatiger plannen dan je nu doet. Het is al heel nuttig om aan het begin van je dag even te kijken: hoe ziet deze dag eruit? Lig ik op schema? Moet ik nog verwachtingen managen?”
