Generatieve AI is in korte tijd onderdeel geworden van ons dagelijkse werk. Ook binnen accountants- en belastingadvieskantoren gebruiken medewerkers AI om teksten samen te vatten, informatie te zoeken, vragen voor te bereiden of een eerste analyse te maken. Dat gebeurt soms met toepassingen die de organisatie zelf heeft gekozen. Maar niet altijd.
Uit internationaal onderzoek van Thomson Reuters blijkt dat maar liefst 81 procent van de professionals binnen tax- en auditkantoren inmiddels meerdere keren per week AI gebruikt. Tegelijk zegt 35 procent AI-tools te gebruiken die niet door de eigen organisatie zijn goedgekeurd.
Voor organisaties ontstaat daardoor een nieuwe vraag. Niet alleen hoe je AI kunt inzetten, maar vooral hoeveel grip je eigenlijk hebt op het gebruik ervan.
AI-gebruik wacht niet op beleid
Veel organisaties zijn nog bezig met hun visie op AI. Ze onderzoeken toepassingen, bespreken beveiliging of proberen te bepalen waar AI daadwerkelijk waarde kan toevoegen. Maar medewerkers wachten daar meestal niet op.
Wie dagelijks grote hoeveelheden informatie verwerkt, onder tijdsdruk werkt en ingewikkelde vragen moet beantwoorden, ziet snel de voordelen van generatieve AI. Een openbare AI-tool is bovendien binnen enkele seconden beschikbaar. Dat kan tot een situatie leiden waarin het officiële beleid en de dagelijkse praktijk uit elkaar gaan lopen.
Een organisatie kan denken dat AI nauwelijks wordt gebruikt, terwijl medewerkers ondertussen verschillende toepassingen inzetten voor hun werk. Een fenomeen dat schaduw-AI wordt genoemd.
Het probleem daarvan is niet dat iedere toepassing automatisch onveilig of onbetrouwbaar is. Het probleem is vooral dat de organisatie niet weet wat er gebeurt. Welke informatie voeren medewerkers in? Welke tools gebruiken ze? Waarop zijn antwoorden gebaseerd? En hoe worden uitkomsten gecontroleerd voordat ze in klantwerk terechtkomen?
Zonder zicht op het gebruik kun je die vragen heel lastig beantwoorden.
Verbieden geeft niet automatisch meer controle
Een logische reactie kan zijn om het gebruik van openbare AI-tools dan maar simpelweg te verbieden. Maar daarmee is het probleem natuurlijk niet noodzakelijkerwijs opgelost. Wanneer medewerkers ervaren dat AI hen helpt om sneller of beter te werken, blijft de behoefte bestaan. Zeker wanneer zij elders zien dat vergelijkbare professionals wel toegang hebben tot zulke hulpmiddelen.
Thomson Reuters constateert zelfs dat professionele AI-tools steeds belangrijker worden voor werknemers. Ruim een kwart van de ondervraagde tax- en auditprofessionals zegt een baan te kunnen afwijzen wanneer daar geen toegang is tot professionele AI.
De uitdaging is daarom veel breder dan controle alleen.
Je wilt medewerkers immers ruimte geven om technologie te gebruiken die hun werk daadwerkelijk ondersteunt. Tegelijk wil je kunnen bepalen onder welke voorwaarden dat gebeurt. En dat vraagt om duidelijke keuzes.
Begin niet bij de tool
De verleiding is groot om eerst een AI-oplossing te selecteren en daarna te bedenken waarvoor medewerkers deze kunnen gebruiken. Een betere aanpak begint echter bij het werk zelf.
Waar besteden professionals nu veel tijd aan? Welke werkzaamheden kunnen worden ondersteund zonder professioneel oordeel uit handen te geven? Wanneer gebruik je AI alleen als hulpmiddel en wanneer wordt de betrouwbaarheid van een antwoord echt belangrijk?
Een brainstorm over een klantbijeenkomst stelt bijvoorbeeld andere eisen dan een vraag over de fiscale behandeling van een complexe situatie. Dat onderscheid helpt om gericht beleid te maken.
Niet ieder AI-gebruik vraagt om dezelfde beveiliging, bronnen of controles.
Maak duidelijk wat wel en niet kan
Goed AI-beleid hoeft niet te bestaan uit tientallen pagina’s met regels.
Medewerkers hebben vooral duidelijkheid nodig.
Ze moeten bijvoorbeeld weten welke toepassingen zij mogen gebruiken, welke informatie zij daarin mogen invoeren en wanneer zij een antwoord extra moeten controleren. Ook moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke conclusie.
Dat laatste is vooral belangrijk bij professioneel gebruik. Een AI-systeem kan informatie verzamelen en structureren. De fiscalist of accountant blijft degene die bepaalt of een antwoord bruikbaar is voor een klant.
De NBA en NOREA benadrukken om dezelfde reden dat AI geen ondoorzichtige black box mag worden. Validatie en menselijk oordeel moeten onderdeel blijven van professioneel gebruik.
De beste controle begint met een bruikbaar alternatief
Een organisatie die grip wil krijgen op AI hoeft innovatie echter niet af te remmen. Juist het tegenovergestelde kan nodig zijn.
Wanneer medewerkers toegang krijgen tot toepassingen die aansluiten op hun dagelijkse werk, neemt de noodzaak af om zelf naar allerlei losse hulpmiddelen te zoeken. Voor fiscale professionals betekent dat bijvoorbeeld dat zij niet alleen behoefte hebben aan generatieve AI, maar ook aan betrouwbare fiscale informatie, controleerbare bronnen en duidelijkheid over de verwerking van gegevens.
En daarmee verschuift de discussie.
Niet meer alleen welke AI-tool medewerkers mogen gebruiken, maar welke omgeving hen helpt om AI professioneel te gebruiken.
Hoeveel grip heb jij op AI binnen je organisatie?
Misschien heeft jouw organisatie al duidelijke afspraken gemaakt. Misschien weet je dat medewerkers AI gebruiken, maar heb je nog niet precies in beeld hoe. Of misschien staat het onderwerp nog aan het begin.
In ons nieuwe kennisdocument ‘Je medewerkers gebruiken AI. Heb jij daar grip op?‘ helpen we je om die situatie systematisch te beoordelen.
Je leest onder meer hoe je onderscheid maakt tussen verschillende soorten AI-gebruik, welke afspraken belangrijk zijn, waarom broncontrole nodig blijft en hoe je met een praktische zelfscan beoordeelt waar jouw organisatie nu staat.
Download het gratis kennisdocument en ontdek welke vragen je binnen jouw organisatie zou moeten stellen.
