U heeft het druk als belastingadviseur en wordt met regelmaat overspoeld met taken. De realiteit is dat er steeds meer wordt gevraagd in het werk: meer taken, sneller opleveren en meer eisen aan de kwaliteit. Welke klant heeft voorrang? Welke taak is het belangrijkst? De focus vertroebelt. Hoe bepaalt u de juiste prioriteit voor deze taken? Wij geven 5 tips.
Dit artikel gaat specifiek over prioriteren. Wilt u graag een volledig systeem implementeren om uw taken te ordenen?
Lees dan hier verder >>
1. Orden uw mailbox en taken
U kunt voor uzelf pas overzicht creëren en prioriteren als de bestaande taken/e-mails en binnenkomende taken goed geordend zijn. Maak daarom een aantal mappen aan in uw e-mailprogramma:
- Actie: hierin komen alle taken te staan die in de huidige week gedaan moeten worden.
- Wachten op: in deze map komen alle e-mails waarop u nog een reactie verwacht.
- Misschien/ooit: plaats hier e-mails waar u wel iets mee moet, maar niet in de huidige week.
- Archief: hierin komen alle e-mails die u wel wilt bewaren, maar waar geen actie meer aan verbonden zit.
Als uw mailbox opgeschoond en uw inbox leeg is (u heeft immers alle e-mails in een mapje gezet) dan kunt u kijken of u de taken in Outlook wilt laten staan, of dat u hiervoor software wilt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Nozbe, Trello of OneNote.
2. 2-minutenregel
Voer alles, wat u binnen 2 minuten kunt doen, zo snel mogelijk uit. Duurt het langer dan 2 minuten? Zet het dan in uw actielijst.
3. Urgentie en belangrijkheid
Bepaal voor de grotere acties of het belangrijk en urgent is. Is dit niet het geval? Dan verplaatst u de actie naar de prullenbak of naar een mapje ‘misschien / ooit’.
Bij acties die belangrijk en/of urgent zijn, kunt u uzelf de vragen stellen: hoe belangrijk is de taak in vergelijking met andere taken? Welke consequenties zijn er wanneer u de taak uitstelt? Stopt u de werkzaamheden van iemand anders wanneer u de taak later uitvoert?
Wanneer u dit bepaald heeft, stelt u een prioriteitsniveau in voor de taak. Vaak worden er 2 tot 5 niveaus gebruikt. Hier kunt u zelf invulling aan geven. Zorg dat u de verschillende niveaus kunt sorteren op belangrijkheid en begin vervolgens bovenaan.
” Omdat we onze tijd besteden aan datgene wat op de tweede plaats staat,
worden de meeste doelen niet behaald ”
– Robert J. McKain
4. Niet alles heeft een vervaldatum nodig
Veel mensen geven een taak een vervaldatum of zetten het in hun agenda. Dit is alleen verstandig als de taak écht op die dag en die tijd gedaan moet worden. Als dit niet het geval is, kan het voor extra stress zorgen wanneer de taak niet op tijd afkomt. Ook kan het zo voorkomen dat u uzelf 35 taken heeft toegewezen op één dag. Een betere manier om dit te beheren, is door alleen vervaldatums te gebruiken voor taken die echt gedaan moeten worden of waar u aan herinnerd moet worden. Dit geldt ook voor uw agenda.
5. Delegeren
De taken die u voorgeschoteld krijgt, hoeft u mogelijk niet allemaal zelf uit te voeren. Bedenk ook eens: ben ik cruciaal voor deze actie of kan mijn collega dit overnemen?
Voor acties die u delegeert, is het een goed idee om deze bij te houden in het mapje ‘wachten op’. Op deze manier kunt u later controleren wat ermee gedaan is. Doorgaans controleert u de gedelegeerde taken slechts één keer per week.
