In vijf verschillende pakketten moesten ze een verhuizing van een klant invoeren. Dat kon en moest anders, vond Patrick Goossens van Rens & Partners in Bergen op Zoom. Sinds 2015 maakt het kantoor naar tevredenheid gebruik van de koppeling tussen het CRM-pakket RADAR en het aangiftepakket Nextens. Nextens nodigde de belastingconsulent uit om over zijn ervaringen te vertellen.
Overstap
‘Daarvoor werkten we in Kluwer’, vertelt Goossens. ‘Maar daar waren we niet tevreden over.’ En dus maakten ze begin 2015 een overstap. ‘Als we toch van pakket wisselen, dan doen we het in één keer goed’, vervolgt Goossens. ‘Ik was nagegaan dat we in vijf verschillende pakketten een verhuizing van een klant moesten invoeren. Dat wilden we niet meer en dus ik ging opzoek naar een CRM-pakket en kwam al snel bij RADAR uit. Als aangiftepakket namen we Nextens. Dit hebben we echt als een vooruitgang ervaren.’
De koppeling
‘We doen onze werkzaamheden in het CRM-pakket en de aangiftes versturen we vanuit Nextens. Doordat deze programma’s aan elkaar gekoppeld zijn, hoef ik maar één keer alle gegevens van de klant in te voeren en daarna wordt het één op één overgenomen in Nextens. Het scheelt enorm veel tijd en werk.’ Met een CRM-pakket is het mogelijk om verschillende koppelingen te maken. ‘Wij hebben RADAR ook met het Windows Outlook pakket gekoppeld waardoor je belangrijke documenten die je via de mail ontvangt, direct kunt opslaan in het CRM. Mocht je het document later weer nodig hebben, dan hoef je niet door een hele mailbox te zoeken. We hebben zelfs een koppeling met de labelprinter!’
Goed inrichten
De koppeling maken is niet zo moeilijk, dat is een kwestie van een paar vinkjes aanzetten in het pakket. Ook de pakketten zelf ervaart Goossens als gebruiksvriendelijk. Toch raadt hij aan om de tijd te nemen om de pakketten goed in te richten. ‘De tijd die je erin stopt om het goed in te stellen, verdien je weer terug. Je kunt namelijk in RADAR zelf bepalen hoe je het pakket inricht. Maar om het overzichtelijk te houden en om zaken van de klant snel terug te vinden, moet iedereen in het kantoor het wel op dezelfde werkwijze doen. Hierdoor moesten wij onze bedrijfscultuur een beetje aanpassen. Mijn tip: maak de zoekfuncties niet te breed, zodat je niet eindeloos aan het zoeken bent.’
