Als administratie- en belastingadvieskantoor heb je de transitie gemaakt naar zoveel mogelijk online en digitaal werken. Alle tools die daarvoor beschikbaar zijn, heb je aangeschaft en uitgeprobeerd. Je hebt keuzes gemaakt, het werkt allemaal perfect en je bent zelf volledig overtuigd van deze manier van werken. Hartstikke mooi natuurlijk, maar hoe krijg je nu je klanten zover dat ze met je meegaan en passen in jouw nieuwe concept?
Het verplichten van je klant om volgens een heel nieuwe manier te gaan werken, alleen omdat jij op een andere digitale werkwijze bent overgegaan, gaat niet werken. Hoe pak je dit wel aan? Hieronder 3 stappen.
Lees ook:
“Digitalisering zorgt voor makkelijkere schaalbaarheid kantoor”
1. Laat de voordelen zien
Doe dat bijvoorbeeld door een klantenavond te organiseren, waar je de voordelen van de nieuwe digitale werkwijze laat zien. Toon de app, waarmee klanten voortaan een foto van een bonnetje kunnen maken, zodat deze gelijk in de administratie komt te staan. Laat ze de digitale scanservice en factureren via ubl zien, waardoor facturen automatisch worden geboekt. Maak daarnaast een rekenvoorbeeld van hoeveel tijdsbesparing dit op jaarbasis oplevert: ze zullen verbaasd staan.
Ook vertel je de aanwezigen op de klantenavond natuurlijk dat je overgaat op dashboarding voor de periodieke presentatie van cijfers. Deze zijn vanaf nu realtime en worden dagelijks bijgewerkt. Het dashboard wordt bovendien aangepast op de behoeften van je klant. De één wil wel een top 10 debiteuren zien, voor de andere klant is dit niet interessant.
Ook de cijfers uit de jaarrekening worden via dashboarding op het scherm gepresenteerd en niet meer via het traditionele jaarrekening-model. Dit is veel leuker en maakt de bespreking van de cijfers interactief. Je klikt namelijk alleen door naar onderliggende specificaties waar nodig. Verder laat je alles op hoofdlijnen zien. Dat houdt het wel zo overzichtelijk.
Maak zoveel mogelijk API-koppelingen tussen de boekhoudsoftware en de software van de klant, zoals bijvoorbeeld het factureerpakket of de kassa. Hoe meer er automatisch gaat, des te meer de klant de voordelen ervan inziet.
Als je met een klant een 1-op-1-gesprek hebt, laat de voordelen van digitalisering dan ook zien. Vermeld het daarnaast in je nieuwsbrieven. Maak het bekend. Want: onbekend maakt onbemind.
Uiteraard begeleid je je klanten zo optimaal mogelijk, neem je ze in het begin bij de hand en evalueer je tussentijds of alles naar wens verloopt. Als klanten tegen struikelblokken oplopen, los deze dan direct op. En het allerbelangrijkste: blijf positief en straal dat ook uit.
Verder lezen:
Verstraten & Partners: “Winstgevend kantoor door digitale transitie en adviesproduct”
2. Stem je aanpak af op het soort klant
Afhankelijk van het soort klant kan je gas geven met digitalisering of het juist rustig aan doen. Het eindresultaat telt. Voor sommige klanten is het heel erg lastig om over te schakelen van traditioneel boekhouden naar digitaal boekhouden. Houd in je achterhoofd dat de nieuwe generatie die het bedrijf misschien ooit overneemt, wel volledig open staat voor digitalisering en van je verwacht dat je dit al helemaal op orde hebt bij de bedrijfsadministratie van pa en ma. Zo niet, dan kijken ze na de overname graag uit naar een andere adviseur.
3. Wat doe je als klanten nog steeds weerstand tonen?
Je krijgt te maken met klanten die niet mee willen in je nieuwe werkwijze of alleen maar negatief zijn over digitalisering. Vaak is het de angst voor het onbekende. Veelgehoorde argumenten zijn:
- ‘Het is toch zo makkelijk om iedere maand of ieder kwartaal die ordner bij je af te geven, Waarom moet ik nu alles digitaal aanleveren?’
- ‘Als ik alles digitaal moet gaan doen ben ik het overzicht helemaal kwijt.’
- ‘Het kost mij teveel tijd om alles digitaal te gaan doen.’
- ‘Iedereen kan via het internet mijn administratie inzien zeker?’
- ‘Ik ga die app nooit gebruiken en dat digitale dashboard al helemaal niet. Ik weet zo wel hoeveel omzet ik heb gemaakt en wat mijn kosten zijn.’
Leg uit dat tijden veranderen en dat als ze de kosten voor de administratie niet fors willen laten stijgen, ze mee moeten gaan. Leg uit dat handmatige verwerking te duur is geworden. Laat het dashboard bij veel weerstand voorlopig achterwege, maar laat ze wel digitaal hun stukken aanleveren. Leg bovendien al koppelingen met bijvoorbeeld de kassa en het boekhoudprogramma van het klant. Of laat ze alleen de verkoopfacturen via het boekhoudpakket aanmaken in plaats van handmatig via Word of Excel. Grote kans dat ze het nog leuk gaan vinden ook!
Helaas zal het voorkomen dat je afscheid gaat nemen van klanten die niet meer bij je nieuwe werkwijze passen. Dit is onoverkomelijk als je zelf 100% achter de nieuwe werkwijze staat. Je krijgt er meestal weer mooie klanten voor terug die jouw digitale aanpak wel omarmen.
Blijf actief verbeterpunten zoeken
Straal jouw enthousiasme over digitalisering uit naar je klanten. Ga niet achterover leunen als het eenmaal loopt, maar blijft actief verbeterpunten opzoeken die het jou en je klanten makkelijker maken. Want als een klant er vrije tijd voor terugkrijgt dan is hij je eeuwig dankbaar.
