De Werkkostenregeling (WKR) biedt een werkgever een flexibele manier om werknemers belastingvrij te kunnen belonen. Binnen de regeling is er een vrije ruimte waarin vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunnen blijven, zolang deze onder een vastgesteld percentage van de fiscale loonsom vallen. Het optimaal benutten van deze vrije ruimte kan aanzienlijke fiscale voordelen opleveren. Daarnaast draagt het bij aan de tevredenheid en betrokkenheid van je werknemers. In dit artikel geven we je 7 tips om de vrije ruimte binnen de WKR optimaal te benutten.
Wat is de vrije ruimte binnen de WKR?
De vrije ruimte is het bedrag dat werkgevers onbelast mogen besteden aan hun werknemers. Dit bedrag wordt berekend als een percentage van de totale fiscale loonsom. Voor 2025 gelden de volgende percentages:
- 2% over de eerste €400.000 van de loonsom.
- 1,18% over het bedrag boven €400.000.
Binnen deze ruimte kun je als werkgever bepaalde kosten, zoals personeelsuitjes, kerstpakketten en bonussen, onbelast vergoeden. Wordt het bedrag van de vrije ruimte overschreden, dan wordt het meerdere belast tegen een eindheffing van 80%.
Tips om de vrije ruimte maximaal te benutten
Een slimme aanpak is belangrijk om het maximale uit de vrije ruimte te kunnen halen. Zonder planning bestaat namelijk het risico dat vergoedingen onnodig belast worden. We hebben daarom 7 tips voor je op een rijtje gezet:
1. Analyse van de huidige uitgaven
De eerste stap naar optimalisatie is inzicht in de bestaande kosten die mogelijk binnen de vrije ruimte vallen. Maak daarom een overzicht van:
- Personeelsvergoedingen (bijvoorbeeld maaltijden, reiskosten, of telefoons).
- Kosten voor personeelsuitjes, jubileumcadeaus en kerstpakketten.
- Overige verstrekkingen zoals sportabonnementen of opleidingen.
Categoriseer deze kosten en bepaal welke uitgaven al binnen de vrije ruimte vallen en welke potentieel verschoven kunnen worden naar een gerichte onbelaste vergoeding.
2. Prioriteren van uitgaven binnen de vrije ruimte
De vrije ruimte is beperkt, dus het is belangrijk om prioriteiten te stellen. Kies voor uitgaven die:
- Het meest bijdragen aan de tevredenheid en motivatie van werknemers.
- Niet al onder een specifieke gerichte vrijstelling vallen (zoals reiskosten of opleidingen).
Voorbeelden van populaire keuzes:
- Personeelsuitjes: Een goed georganiseerde teambuildingactiviteit kan het moraal en de productiviteit verhogen.
- Bonussen: Een eenmalige beloning, bijvoorbeeld bij goede prestaties of feestdagen.
- Kerstpakketten: Traditioneel een gewaardeerd geschenk.
3. Gebruik van gerichte vrijstellingen
Naast de vrije ruimte zijn er binnen de WKR gerichte vrijstellingen beschikbaar. Dit zijn vergoedingen die niet meetellen voor de vrije ruimte en daardoor onbeperkt onbelast kunnen worden vergoed. Denk aan:
- Reiskostenvergoeding (€0,23 per zakelijke kilometer).
- Maaltijden bij overwerk (tot een bedrag van €17,50 per maaltijd).
- Vergoedingen voor vakliteratuur en opleidingen.
Door gebruik te maken van deze vrijstellingen kun je de vrije ruimte ontzien voor andere doeleinden.
4. Voordelen van groepsgerichte activiteiten
Groepsgerichte activiteiten zoals personeelsuitjes zijn fiscaal aantrekkelijk, omdat deze vaak volledig binnen de vrije ruimte vallen. Bovendien versterken ze het teamgevoel en de motivatie. Voorbeelden:
- Een jaarlijkse zomerbarbecue.
- Workshops of cursussen die ook een recreatief element bevatten.
- Kantoorvernieuwing: zoals een gezamenlijke inrichting van ontspanningsruimtes.
5. Jubilea en bijzondere gelegenheden
Jubilea en andere bijzondere gelegenheden bieden een uitstekende kans om werknemers extra te belonen. Voor deze uitgaven kan soms een gerichte vrijstelling worden toegepast, afhankelijk van de omstandigheden. Voorbeelden:
- Cadeaus bij een werkjubileum van 12,5 of 25 jaar.
- Extra vrije dagen of financiële vergoedingen bij pensioen.
6. Werk samen met HR en de financiële administratie
De WKR vereist een nauwe samenwerking tussen HR en de financiële administratie. HR kan de behoeften van werknemers in kaart brengen, terwijl de financiële afdeling zorgt voor een correcte toepassing van de fiscale regels. Organiseer daarom periodieke overlegmomenten tussen HR en financiële/fiscale teams om de voortgang en benutting van de vrije ruimte te evalueren.
7. Controle en evaluatie na afloop van het jaar
Na afloop van het kalenderjaar is het belangrijk om een controle uit te voeren op de daadwerkelijke uitgaven binnen de WKR. Dit helpt niet alleen om fiscale risico’s te minimaliseren, maar biedt ook inzicht voor de planning van het volgende jaar. Let er op dat ongebruikte ruimte kan niet worden overgedragen naar een nieuw jaar.
Gratis kennisdocument over de WKR
De vrije ruimte binnen de WKR biedt een interessante mogelijkheid om je werknemers op een fiscaal aantrekkelijke manier te belonen en te motiveren. Zijn deze tips voor de vrije ruimte niet voldiende en wil je graag meer weten over de WKR en wat er bijvoorbeeld veranderd is ten op zichte van afgelopen jaar? Download dan ons gratis kennisdocument over de WKR.
Wil je ook optimaal gebruik maken van de voordelen van de WKR in 2025
Download dan ons kennisdocument.
