Werkkostenregeling

Wat is de WKR-regeling?

De WKR-regeling (werkkostenregeling) biedt werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij te verstrekken, binnen bepaalde grenzen. Het is een flexibel systeem dat werkgevers in staat stelt om kosten te vergoeden zonder dat de werknemer hier loonbelasting over hoeft te betalen, zolang het maar binnen de zogeheten vrije ruimte valt.

Hoe werkt de WKR-regeling? 

De WKR-regeling is gebaseerd op het principe van eindheffing. Dit betekent dat de werkgever belasting betaalt over de verstrekkingen en vergoedingen, niet de werknemer. In 2025 kan een werkgever tot 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% voor bedragen daarboven gebruiken om onbelaste vergoedingen te geven. Bedragen boven deze percentages worden belast met 80% eindheffing.

Wat is de ‘vrije ruimte’ in de WKR? 

De vrije ruimte is het deel van de totale loonsom dat onbelast kan worden vergoed of verstrekt. Werkgevers bepalen zelf welke vergoedingen binnen deze ruimte vallen, en deze kunnen per werknemer verschillen. Voorwaarden hierbij zijn:

• De vergoedingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is (gebruikelijkheidstoets).
• Vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden altijd als gebruikelijk aangemerkt.

Wat verstaan we onder gerichte vrijstellingen? 

Binnen de WKR-regeling bestaan ook gerichte vrijstellingen, waarmee bepaalde vergoedingen geheel buiten de vrije ruimte blijven. Deze vrijstellingen gelden bijvoorbeeld voor reiskosten, thuiswerkkosten, studiekosten, en zakelijke maaltijden. Deze vergoedingen zijn niet belast voor de loonheffingen en hebben dus geen invloed op de vrije ruimte, zolang ze binnen de gestelde normen blijven. 

Wat wordt bedoeld met nihilwaarderingen?

De WKR-regeling kent ook nihil waarderingen, waarbij bepaalde voorzieningen, zoals werkkleding of consumpties op de werkplek, tegen nihil worden gewaardeerd. Dit betekent dat ze in principe niet ten koste gaan van de vrije ruimte, ook al vormen ze wel een loonvoordeel. 

Wat is de concernregeling binnen de WKR-regeling?

Voor concerns is het mogelijk om de WKR op concernniveau toe te passen. Dit betekent dat de vrije ruimte van verschillende entiteiten binnen een concern kan worden gecombineerd.