Het werk van de fiscaal dienstverlener verandert door digitalisering langzaam maar zeker. De te verwachten veranderingen en de technologische ontwikkelingen die daaraan bijdragen zijn onderzocht in het rapport ‘ICT Accountancy 2020/2030’ van Gerard Bottemanne. Daarin delen vakgenoten hun verwachtingen en bieden inspiratie om de veranderingen het hoofd te kunnen bieden.
Belangrijkste conclusies rapport ‘ICT Accountancy 2020/2030’
Robotic accounting neemt steeds meer het klassieke werk van de accountant en de administrateur over, zo wordt in het rapport beschreven. Aangifte doen, deponeren van de jaarrekening en uitwisselen van gegevens met andere systemen kan allemaal (nu al of binnenkort) elektronisch. Data analytics met beschikbare cijfers uit het systeem en andere informatie is nu sterk in opmars.
In dit artikel bespreken we de 5 ontwikkelingen in de fiscale praktijk, aan de hand van de visie van vakgenoten zoals beschreven in het rapport en in Nextens-interviews.
Hoe ver zijn uw vakgenoten met het implementeren van deze ontwikkelingen in de kantoorpraktijk?
Wat zijn hún verwachtingen en wensen voor de verschillende gebieden van geautomatiseerd werken?
De traditionele ijkpunten van de aangiftes en de jaarrekening zullen verschuiven naar tussentijdse rapportage en/of direct binnenhalen van altijd actuele informatie door de Belastingdienst. Het ziet ernaar uit dat het belangrijker wordt om de ondernemer op een breder gebied bij te staan dan traditioneel het geval was. Ook zal de dienstverlening meer verschuiven naar pro-actief herkennen van signalen en trends en het daaruit afleiden van aandachtspunten voor de specifieke klant. Dit gebeurt door ondersteuning van data-analyse, dashboards en benchmarking (vergelijken met andere bedrijven in de branche).
1. Tussentijds rapporteren en bredere advisering is de nieuwe werkwijze
Een administratiekantoor kan bredere advisering gaan bieden ter onderscheid van het pure administratiewerk voor de klant. Hoe dat kan uitwerken vertellen uw vakgenoten.
- Wichard Hendriks van Finovion Franchise vertelt in het rapport dat hij zou willen dat aangiftesoftware koppelt met een systeem van de Belastingdienst. De Belastingdienst haalt dan met een druk op de knop de aangiften en jaarcijfers binnen. ‘Als kantoor kun je je dan onderscheiden met bredere advisering en tussentijdse rapportages.’
- Ook Louke van de Wal van Quality Online voorziet een toekomstige werkwijze waarbij tussentijds rapporteren, zodra de informatie beschikbaar is, de norm zal worden. Op die manier kan ook makkelijker worden ingehaakt op het ontdekken van trends en advisering daarin.
- Het opmaken van de jaarrekening zal een gratis commodity worden denkt Jan Willem Bozuwa van Ten Raede Groep. Het zal meer gaan om de aanvullende diensten.
Een goed voorbeeld van de voordelen van automatisering voor een kantoor en zijn klanten blijkt uit een Nextens-interview met Verdoorn Adviesgroep in Nijmegen. Eigenaar Maurice Verdoorn vertelt dat ‘huis-tuin-en-keukenwerk als de aangifte, de jaarrekening en de administratie moet 100% geautomatiseerd worden. Het blijft wel je basis, maar je moet inzetten op advies.’ Die automatisering levert het kantoor tijdswinst op en daarom, zo vertelt Verdoorn, ‘hebben we meer tijd om ons te richten, op benchmarking, het geven van advies en het signaleren van ontwikkelingen.’
Steeds vaker wordt gewerkt met doorlopende abonnementen. Er ontstaat extra tijd om de klant beter te bedienen en de fiscaal dienstverlener wordt meer een sparringpartner.
Op die manier werkt ook Administratiekantoor Rogema, zo blijkt uit een Nextens-interview. Gerjo Negenman vertelt: ‘Het voordeel van online werken is dat zowel klanten als wij altijd en overal inzicht hebben in de cijfers.’ Het kantoor ziet dat groei niet in het administratiewerk zit. Ze hebben gekozen voor coaching van de ondernemer. Ze willen een echte sparringpartner zijn voor hun klant.
Weet u niet waar u moet beginnen met (uitbreiding van) advisering aan uw klant?
Ongemerkt heeft u door de jaren heen veel nuttige data opgebouwd van uw klanten in de aangiftesoftware. Daarmee kunnen bepaalde details gesignaleerd worden en overzichten gemaakt en geanalyseerd worden.
Nextens heeft mooie ontwikkelingen zoals de Query Tool en de Dashboards en over een aantal maanden Benchmarking die u hiervoor kunt inzetten. U kunt bijvoorbeeld zien wie van uw klanten giften in aftrek hebben gebracht of bij wie er alimentatie in de aangifte voorkomt. Als er in die onderwerpen iets aan de hand is, weet u wie u daarover moet benaderen.
Op die manier is het startpunt voor een uitgebreidere service aan uw klant niet veel meer dan een druk op de knop. U kunt uw klanten gemakkelijk adviesproducten aanbieden, met behulp van Nextens.
2. Cloud computing: platform- en plaatsonafhankelijk werken
Louke van de Wal vertelt over de rol van cloud computing voor administratiekantoren. Als je eenmaal de drempel van veilig/niet veilig over bent, zo denkt hij, moet je zoveel mogelijk overstappen op cloud computing. Van de Wal vindt het een groot voordeel dat je met cloud computing volledig platform-, device-, tijd- en plaatsonafhankelijk kan werken.
Twan van de Wiel adviseert in een interview met Nextens om alles te automatiseren, behalve het contact met de klant. ‘Voor het invullen van de aangifte verdien je binnenkort toch geen geld meer.’ Toen Van de Wiel voor zichzelf begon besloot hij een andere nadruk te leggen: ‘We zijn veel meer met de klant zelf bezig, sturen mensen aan en voorzien ze van advies.’
3. Veranderingen in kantoorfuncties
De geïnterviewden van het rapport van Bottemanne zijn het er wel over eens dat bepaalde administratieve functies in de toekomst waarschijnlijk niet terug zullen komen:
- Raymon Bots van InAccount denkt dat er kantoorfuncties, zoals de administratief medewerker die ‘het eenvoudige inklopwerk’ doet, zullen gaan verdwijnen.
- Louke van de Wal denkt hiervoor ook aan de administratief medewerker, omdat ‘invoer wordt vervangen door controle en verwerking’ en daarvoor een hoger niveau is vereist.
- Ook Jan Willem Bozuwa voorspelt dat er minder gegevensverwerking zal zijn en dat er steeds minder plaats zal zijn voor de echte boekhouder.
4. Gebruik van data-analyse in de accountants- en administratiekantoren
‘Het samenstellen van de jaarrekening zal grotendeels automatisch gaan. De nadruk zal gaan liggen op toegevoegde waarde, zoals analyses, benchmarking en forecasts op basis van deze cijfers’, zegt Louke van de Wal. Hij voorspelt dat advisering op basis van analyse van cijfers en dus big data een nieuwe kantoorfunctie zal worden.
Harry Marissen van Harrier denkt dat het zonder data-analyse niet mogelijk is om klantgericht te adviseren. ‘Je moet in staat zijn om analyses uit te voeren over alle klanten heen. Daardoor kun je heel gericht de effecten van bijvoorbeeld nieuwe fiscale wetgeving vertalen naar die klanten waar dat voor geldt. Je gaat de klant alleen wijzen op die zaken die voor hem/haar relevant zijn.’
Voorkom dat uw klant weinig zeggende, standaard veranderingen en tips van u ontvangt.
Geef uw klant liever advies toegespitst op diens eigen situatie. Daarvoor kunt u de Query Tool van Nextens gebruiken. De tool zorgt ervoor dat u inzicht krijgt in uw klanten op basis van data in verzonden aangiften. U kunt allerlei elementen aanvinken om nader te onderzoeken. De Query Tool is extra handig doordat deze is verwerkt in de koppeling Nextens/kennisbank FiscaalTotaal.
Stel u hebt net gelezen dat volgend jaar veranderingen in aftrekposten voor onderhoudskosten rijksmonument ingaan. U kunt dan direct in het systeem zien welke klanten gebruikmaken van aftrekbare kosten rijksmonumentenpand en deze specifieke klanten adviseren om nog iets te ondernemen in het jaar vóórdat de veranderingen ingaan.
Op deze manier kunt u proactief uw klanten inlichten en behoren de bekende oudejaarstips ook voor u mogelijk tot het verleden.
5. Dashboards en benchmarken
In het rapport komt Wichard Hendriks aan het woord over dit onderwerp. Hij voorspelt dat benchmarken met branchegenoten steeds belangrijker wordt als de tussentijdse cijfers gedurende het jaar doorlopend compleet en up to date zijn. Voor de toekomst verwacht hij dat gepersonaliseerde dashboards voor de klant belangrijker worden en er meer adviesproducten voor kantoren komen. Hendriks vermoedt dat kleine kantoren dat niet alleen zullen kunnen en samenwerking moeten zoeken om de benodigde investering in systemen te kunnen terugverdienen.
Raymon Bots waarschuwt ervoor dat de nieuwe ontwikkelingen van dashboards en benchmarken niet te globaal moeten zijn. Het moet volgens hem gaan om ‘klantspecifieke analyse, waarbij bijvoorbeeld demografische ontwikkeling wordt meegenomen’.
Bang dat verdergaande advisering u (te) veel tijd gaat kosten? Nextens ontwikkelt dashboards en benchmarking om u het adviseren makkelijker te maken. Via de verschillende dashboards ziet u in een oogopslag de fiscale situatie van uw klant en de ontwikkeling van het inkomen en vermogen over meerdere jaren.
U kunt bijvoorbeeld meteen zien welke van uw klanten welke aftrekposten gebruikt, wat de stand van de oudedagsreserve is of wat de privévertering is. Welke ontwikkeling valt op en wat zou er kunnen gebeuren in de toekomst? Dit helpt u om bijzonderheden te herkennen en kleine signalen op te vangen. Daardoor kunt u uw klant beter bijstaan bij het maken van belangrijke fiscale beslissingen. De Nextens dashboards zitten nu in een uitgebreide testfase en worden binnen enkele weken gereleaset. Benchmarking van ondernemingen volgt niet lang daarna.
